Thời gian thật của từng chặng, việc nào làm song song được, giấy tờ nào có hạn dùng ngắn và cách xếp thứ tự để không phải làm lại.
Sau khi có kết quả, quãng chuẩn bị cuối cùng thường rất gấp. Một danh sách viết sẵn từ lúc còn đang chờ giúp tháng đó không biến thành một tháng hoảng
Phân biệt hai nhóm giấy tờ này quyết định thứ tự làm việc. Nhầm nhóm là hoặc phải xin lại vì hết hạn, hoặc phải chờ trong khi mọi thứ khác đã sẵn sàng
Cách lập lịch phổ biến nhất — bắt đầu từ hôm nay rồi làm dần — cũng là cách hay trượt tiến độ nhất. Tính ngược từ ngày nộp cho ra một thứ tự khác hẳn
Phần việc diễn ra trong nước trước khi một bộ hồ sơ ra nước ngoài: giấy tờ Việt Nam, chứng minh tài chính, dịch thuật hợp pháp hoá, chuyển tiền và lịch trình thực tế.