Chọn đơn vị dịch thuật: tiêu chí nào thật sự quan trọng

Bản dịch trong hồ sơ định cư hiếm khi bị trả vì dịch sai nghĩa. Nó bị trả vì sai hình thức, sai cách viết tên, hoặc do đơn vị dịch không được chấp nhận.

Nghĩa là tiêu chí chọn đơn vị dịch không giống như khi dịch một tài liệu thông thường.

Thứ tự tiêu chí

1. Bản dịch của họ có được nơi tiếp nhận chấp nhận không. Đây là tiêu chí duy nhất mang tính loại trừ — không đạt thì các tiêu chí khác vô nghĩa.
2. Có làm loại giấy tờ này thường xuyên không. Giấy tờ hộ tịch, giấy tờ tài chính và giấy tờ doanh nghiệp có thuật ngữ khác nhau.
3. Có chịu thống nhất quy ước trước khi làm không.
4. Có sửa lại khi phát hiện lỗi không, và trong bao lâu.
5. Giá. 🔴 Đặt cuối cùng là có chủ ý — chênh lệch giá nhỏ hơn nhiều so với chi phí của một lần phải làm lại.

Những gì phải thống nhất trước khi giao tài liệu đầu tiên

Cách làm đơn giản: gửi cho đơn vị dịch một bảng quy ước một trang ngay từ đầu, và yêu cầu áp dụng cho toàn bộ tài liệu.

Kiểm bản dịch khi nhận

Đừng chờ tới lúc nộp mới đọc. Kiểm ngay khi nhận, theo thứ tự này:

• Tên người — từng chữ, ở mọi vị trí xuất hiện trong tài liệu.
• Ngày tháng — đối chiếu với bản gốc, chú ý thứ tự ngày và tháng.
• Con số — số tiền, số giấy tờ, số nhà. Đây là nhóm sai nhiều nhất và khó phát hiện nhất.
• Số trang và bố cục — bản dịch thường phải phản ánh cả cấu trúc bản gốc, kể cả con dấu và chữ ký được mô tả lại.
• Phần xác nhận của đơn vị dịch — có đầy đủ theo yêu cầu của nơi tiếp nhận hay không.

⚠️ Người kiểm nên là người trong hồ sơ, không phải người ngoài — chỉ mình mới biết tên đệm của bà nội viết thế nào mới đúng.

Cách đặt dịch để bớt việc về sau

Cùng một khối lượng tài liệu, cách giao việc quyết định số lần phải quay lại:

1. Giao theo lô, không giao lẻ từng tờ. Lô giúp đơn vị dịch thấy được sự nhất quán giữa các tài liệu và tự phát hiện chỗ lệch.
2. Gửi kèm bản chụp hộ chiếu của mọi người có tên trong tài liệu, ngay từ lô đầu.
3. Yêu cầu gửi bản nháp của tài liệu đầu tiên để duyệt trước khi làm cả lô — sửa một quy ước ở tài liệu đầu rẻ hơn sửa ở hai mươi tài liệu.
4. Xin bản mềm kèm bản giấy, để lần sau cần bổ sung thì không phải gõ lại.
5. Ghi rõ số bản cần ngay khi đặt, vì in thêm sau thường phải làm lại phần xác nhận.

Khi hồ sơ có nhiều đợt

Hồ sơ định cư hiếm khi dịch một lần xong. Thường có đợt đầu, rồi bổ sung, rồi giai đoạn sau. Vì vậy:

1. Dùng một đơn vị dịch xuyên suốt nếu có thể — đổi giữa chừng là nguy cơ đổi quy ước.
2. Giữ lại bảng quy ước và gửi lại mỗi đợt.
3. Lưu bản mềm mọi bản dịch đã nhận, để đợt sau đối chiếu.
4. Ghi lại ngày dịch của từng tài liệu, phòng khi nơi tiếp nhận yêu cầu bản mới.

Dấu hiệu nên đổi đơn vị dịch

• Không trả lời được câu hỏi bản dịch của họ có được nơi tiếp nhận chấp nhận hay không
• Từ chối thống nhất quy ước, nói "cứ dịch rồi sửa sau"
• Bản đầu tiên đã có lỗi tên hoặc lỗi số
• Không sửa lại hoặc tính phí sửa lỗi do chính họ gây ra

Phát hiện những dấu hiệu này ở tài liệu đầu tiên thì đổi ngay — rẻ hơn rất nhiều so với phát hiện ở tài liệu thứ hai mươi.

Một lưu ý về tự dịch

Người giỏi ngoại ngữ hay muốn tự dịch để tiết kiệm. Vấn đề không nằm ở chất lượng dịch mà ở chỗ phần lớn nơi tiếp nhận không chấp nhận bản dịch do chính đương đơn thực hiện, vì lý do độc lập. Có thể tự dịch để kiểm tra lại bản của đơn vị dịch — đó là cách dùng năng lực ngoại ngữ hiệu quả nhất trong hồ sơ.