Giấy tờ nước ngoài mang về Việt Nam: chiều ngược của chuỗi hợp pháp hoá

Chuỗi hợp pháp hoá thường được nói theo chiều đi: giấy Việt Nam ra nước ngoài. Nhưng có một chiều ngược mà nhiều người gặp mà không biết trước: giấy do nước ngoài cấp, muốn dùng ở Việt Nam.

Ai thuộc nhóm này? Người từng du học, từng làm việc ở nước ngoài, kết hôn ở nước ngoài, hoặc có con sinh ở nước ngoài.

Chuỗi chiều ngược

⚠️ Bước bốn là bước hay bị bỏ sót nhất. Một số loại giấy tờ hộ tịch do nước ngoài cấp cần được ghi chú vào sổ hộ tịch Việt Nam mới có giá trị sử dụng đầy đủ trong nước.

Làm khi còn ở nước đó — nguyên tắc quan trọng nhất

🔴 Nếu biết mình sẽ về Việt Nam, hãy hoàn tất bước một và bước hai trước khi rời đi.

• Làm tại chỗ mất vài ngày; làm từ xa sau khi đã về mất nhiều tháng.
• Một số thủ tục yêu cầu có mặt hoặc yêu cầu uỷ quyền phức tạp.
• Trường học và nơi làm cũ dễ liên hệ khi còn ở đó, khó hơn nhiều khi đã ở nước khác.
• Xin dư bản, vì xin thêm sau này rất phiền.

Ba loại giấy thường gặp

1. Bằng cấp và bảng điểm. Ngoài chuỗi trên, nếu muốn dùng để xin việc hoặc học tiếp ở Việt Nam thì có thể cần thủ tục công nhận văn bằng riêng.
2. Giấy đăng ký kết hôn do nước ngoài cấp. Thường cần làm thủ tục ghi chú kết hôn tại cơ quan hộ tịch Việt Nam.
3. Giấy khai sinh của con sinh ở nước ngoài. Thường cần ghi chú khai sinh; việc này cũng liên quan tới quốc tịch của con nên nên hỏi kỹ.

Thủ tục, thẩm quyền và điều kiện cụ thể của từng loại do quy định hiện hành xác định — nên hỏi cơ quan hộ tịch hoặc cơ quan đại diện, đừng dựa vào kinh nghiệm người khác vì mỗi nước một khác.

Khi giấy tờ đã có sẵn nhưng chưa qua chuỗi

Trường hợp phổ biến: đã về nước nhiều năm, giờ mới cần dùng tới. Cách xử lý:

• Liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam tại nước cấp giấy để hỏi quy trình từ xa.
• Nhờ người quen còn ở nước đó làm bước xác nhận, nếu thủ tục cho phép uỷ quyền.
• Liên hệ trường hoặc cơ quan cấp giấy để xin bản mới — nhiều nơi gửi được qua bưu điện quốc tế.
• Bắt đầu sớm, vì mỗi vòng trao đổi qua lại mất nhiều tuần.

Với người chuẩn bị đi định cư

Nếu trong hồ sơ có giấy tờ nước ngoài, nên xếp nhóm này trước tất cả mọi thứ trong lịch trình:

1. Liệt kê mọi giấy tờ do nước ngoài cấp mà mình đang giữ
2. Xác định giấy nào cần dùng trong hồ sơ
3. Hỏi ngay quy trình cho từng giấy
4. Bắt đầu phần này song song với việc tìm hiểu chương trình

Đây là nhóm có chuỗi dài nhất và nhiều bên liên quan nhất — để sau là tự đẩy lùi toàn bộ lịch trình.

Một trường hợp hay bị quên

Người từng cư trú ở nước ngoài quá một khoảng thời gian nhất định thường được yêu cầu lý lịch tư pháp của cả nước đó, không chỉ của Việt Nam. Giấy này cũng phải đi chuỗi hợp pháp hoá, và xin từ Việt Nam thường mất nhiều tháng.

Nên hỏi nơi tiếp nhận về yêu cầu này ngay ở buổi tư vấn đầu tiên, không phải khi đã chuẩn bị gần xong.