Dịch giấy tờ tài chính và doanh nghiệp: thuật ngữ không được dịch ẩu
Dịch giấy khai sinh thì sai nhiều nhất là sai tên. Dịch giấy tờ tài chính và doanh nghiệp thì có một loại sai nặng hơn: sai thuật ngữ khiến bên đọc hiểu sai bản chất.
Vì sao nhóm này khó hơn
- Hệ thống kế toán và loại hình doanh nghiệp khác nhau giữa các nước — không phải khái niệm nào cũng có từ tương đương chính xác.
- Một từ dịch lệch có thể đổi hẳn cách hiểu về vai trò của người nộp hồ sơ trong doanh nghiệp.
- Con số đi kèm định dạng riêng — dấu phân cách hàng nghìn và dấu thập phân khác nhau giữa các nước.
- Bên đọc thường không biết tiếng Việt nên không có cách đối chiếu lại bản gốc.
Bốn nhóm dễ sai
| Nhóm | Rủi ro |
|---|---|
| Loại hình doanh nghiệp | 🔴 Dịch sai làm bên đọc hiểu nhầm về trách nhiệm và cơ cấu sở hữu |
| Vai trò trong công ty | Người đại diện, chủ sở hữu, thành viên góp vốn là ba thứ khác nhau |
| Khoản mục trong báo cáo | Doanh thu, lợi nhuận trước thuế, lợi nhuận sau thuế dễ bị dùng lẫn |
| Loại thuế và khoản nộp | Mỗi loại có bản chất riêng, dịch gộp làm mất thông tin |
Cách làm đúng
- Chọn đơn vị dịch có làm giấy tờ tài chính thường xuyên, không phải đơn vị chỉ quen giấy tờ hộ tịch.
- Gửi kèm bảng thuật ngữ nếu doanh nghiệp mình có cách gọi riêng.
- Yêu cầu giữ nguyên tên tiếng Việt trong ngoặc với các khái niệm không có từ tương đương chính xác — cách này an toàn hơn là ép dịch.
- Không để người dịch tự quy đổi số liệu sang đơn vị tiền tệ khác; giữ nguyên như bản gốc.
- Kiểm lại toàn bộ con số khi nhận bản dịch, từng chữ số một.
⚠️ Điểm số bốn quan trọng: quy đổi trong bản dịch làm bản dịch không còn khớp bản gốc, và tỷ giá tại thời điểm dịch cũng không phải tỷ giá bên đọc dùng.
Định dạng số
- Dấu phân cách hàng nghìn và dấu thập phân đảo ngược nhau giữa các hệ — cùng một dãy số có thể đọc thành hai giá trị cách nhau rất xa.
- Thống nhất một cách viết với đơn vị dịch và áp dụng cho toàn bộ tài liệu.
- Ghi rõ đơn vị tiền tệ ở mọi con số, không để trống rồi giả định.
- Ngày tháng cũng vậy — thứ tự ngày và tháng khác nhau giữa các nước, nên ghi tháng bằng chữ là cách an toàn nhất.
🔴 Một lỗi định dạng số trong bản dịch sao kê có thể biến một khoản nhỏ thành khoản lớn — và khoản lớn bất thường thì luôn bị hỏi.
Sao kê: nhóm dịch tốn kém nhất
Sao kê nhiều tháng của nhiều tài khoản dễ lên tới hàng trăm trang, và đây là chỗ chi phí dịch phình ra nhanh nhất trong cả hồ sơ. Vài cách xử lý:
- Hỏi nơi tiếp nhận có cần dịch toàn bộ hay không — một số nơi chấp nhận bản gốc kèm dịch phần tiêu đề và các mục chính.
- Hỏi ngân hàng có cấp bản song ngữ không; nếu có thì bỏ hẳn được khâu này.
- Nếu phải dịch, gửi cả lô một lần — đơn giá theo lô thường khác đơn giá lẻ, và quan trọng hơn là thuật ngữ sẽ nhất quán.
- Kiểm mẫu trang đầu trước khi làm cả lô.
Giấy tờ doanh nghiệp
Với người có công ty, bộ giấy tờ thường gồm:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
- Điều lệ công ty, phần liên quan tới sở hữu và quản trị
- Danh sách thành viên hoặc cổ đông
- Báo cáo tài chính các kỳ, nếu thuộc diện phải lập
- Chứng từ nộp thuế
Nên dịch cả bộ ở cùng một nơi và cùng một đợt, vì thuật ngữ phải nhất quán giữa các tài liệu — điều lệ gọi vai trò một kiểu mà danh sách thành viên gọi kiểu khác là mâu thuẫn ngay trong hồ sơ.
Kiểm bản dịch
- Đối chiếu từng con số với bản gốc
- Kiểm tên công ty viết thống nhất ở mọi tài liệu
- Kiểm tên người viết theo đúng bảng quy ước đã thống nhất
- Kiểm ngày tháng, chú ý thứ tự ngày và tháng
- Đọc phần mô tả vai trò của mình, xem có đúng thực tế không
Có cần dịch toàn bộ báo cáo tài chính không?
Tuỳ yêu cầu của nơi tiếp nhận, một số nơi chỉ cần các phần chính. Nên hỏi rõ danh mục trước để không dịch thừa, vì đây là nhóm tài liệu dày và chi phí dịch không nhỏ.
Loại hình công ty không có từ tương đương thì dịch sao?
Cách an toàn là dùng cách diễn đạt mô tả đúng bản chất kèm tên tiếng Việt trong ngoặc. Ép dùng một từ tương đương gần đúng có thể làm bên đọc hiểu sai về cơ cấu trách nhiệm.
Có nên tự dịch phần tài chính vì mình hiểu rõ nhất không?
Hiểu rõ nội dung rất có ích, nhưng phần lớn nơi tiếp nhận không chấp nhận bản dịch do chính đương đơn thực hiện. Cách dùng năng lực đó hiệu quả nhất là kiểm lại bản dịch của đơn vị dịch.
Sao kê dày hàng trăm trang thì xử lý thế nào?
Nên hỏi nơi tiếp nhận có chấp nhận bản dịch phần đầu mục kèm bản gốc đầy đủ hay không, vì một số nơi chấp nhận. Nếu phải dịch hết thì nên hỏi trước về chi phí và thời gian để đưa vào kế hoạch.
Giấy tờ nước ngoài mang về Việt Nam: chiều ngược của chuỗi hợp pháp hoá
Người từng du học hoặc làm việc ở nước ngoài thường có bằng cấp, giấy tờ hôn nhân hoặc giấy tờ con sinh ở nước ngoài. Những giấy này phải đi một chuỗi
Ảnh hồ sơ: chuẩn khác nhau giữa các nước và những lỗi hay gặp
Ảnh là thứ rẻ nhất trong hồ sơ nhưng lại là một trong những lý do bị trả lại phổ biến nhất, vì mỗi nước có bộ chuẩn riêng và tiệm ảnh không phải lúc n
Thống nhất cách viết tên trong toàn bộ hồ sơ
Một cái tên tiếng Việt có thể được viết ra bằng nhiều cách khác nhau trong các tài liệu tiếng nước ngoài. Hồ sơ dùng hai cách viết là hồ sơ tự tạo ra
Chọn đơn vị dịch thuật: tiêu chí nào thật sự quan trọng
Bản dịch bị trả lại không phải vì dịch sai nghĩa mà thường vì sai hình thức hoặc sai cách viết tên. Bài này nói về những gì cần thống nhất với đơn vị
›
×
Phần việc diễn ra trong nước trước khi một bộ hồ sơ ra nước ngoài: giấy tờ Việt Nam, chứng minh tài chính, dịch thuật hợp pháp hoá, chuyển tiền và lịch trình thực tế.